一、接待原则
热情、周到、高效、温馨
二、接待程序
(一)校友会办公室接待工作
1、详细、准确登记回校聚会班级名称、联系人和联系方式,并向相关学院及时通报。
2、校园内主干道悬挂欢迎横幅。
3、校友会办公室为每位返校校友提供资料和服务:
(1)赠送校友返校聚会纪念徽章一个;
(2)提供免费参观学校校史馆的介绍信;
(3)提供校友小额年度捐赠的宣传资料。
4、欢迎校友以个人或集体名义捐款、捐书,参加校友小额年度捐赠活动等。
5、按班级整理校友的电子邮件地址和准确通信地址,今后每月向校友发送《求索报》电子版,通报学校近况和各地校友会活动,寻求母校与校友合作契机。
6、收集校友登记表及其它相关影像资料,整理班级通讯录,更新校友信息库信息;
7、整理校友《建议表》,将校友建议归纳总结形成报告,报学校相关领导;
8、做好校友返校的宣传报道工作。
(二)学院接待工作
1、详细、准确登记回校聚会班级名称、联系人和联系方式,提前一周左右时间将校友返校期间的活动安排报校友会办公室,领取有关资料(校友登记表、“感恩母校”建议表、纪念徽章、年度小额捐赠材料、捐赠协议书等)。
2、邀请校友填写《校友登记表》、《“感恩母校”建议表》,欢迎为母校建设献计献策,做好校友信息采集工作。
3.在学院所在地放置欢迎牌或悬挂欢迎横幅。
4.选派工作人员陪同校友参观校园和校史馆,加强交流。
5.根据具体情况,提供会议场所,派专人负责校友座谈会,学院主要领导和教师参加。
6.根据具体情况,专人负责邀请校友进行讲座、项目洽谈会、招聘会、学生资助活动等,具体时间、地点、内容请告知校友会办公室;
7.整理校友登记表及其它相关影像资料,并发送给校友会办公室;
8.积极协助校友办进行“校友小额年度捐赠”活动的宣传工作,鼓励校友捐资助学。
三、其他
1、校友返校后的各种活动必须确保安全。
2、各学院组织的校友返校可根据活动内容需要和校友的实际情况收取一定的活动费,所需收据问题,由校友会办公室做好协调工作。校友以集体或个人名义自愿向学校捐款,应作为校友基金按照有关规定统一管理,该基金只用于资助符合校友基金会规定的活动和项目,不得挪作它用。
2、未尽事宜和实施中的具体问题,协商解决。
校友会办公室
二○一○年四月